Enfoque clássico de estudo sobre Controle Interno

Os Municípios em Geral, no desempenho de suas funções baseados em normas ou rotinas concebidas, praticam, de alguma forma, o chamado Controle Interno dos atos da administração, caracterizado por ações isoladas.

Entretanto, os comandos constitucionais e legais estabelecem que a fiscalização dos atos da administração deve ser exercida com base num SISTEMA DE CONTROLE INTERNO, concebido a partir de uma estrutura organizada e articulada, envolvendo todas as unidades administrativas no desempenho de suas atribuições.

Assim, de forma simplificada, podemos dizer que o Controle Interno obedece a normas isoladas de controle, enquanto a construção organizada e articulada da lógica do funcionamento de um controle interno com os pressupostos básicos constitucionais e legais, constitui o que podemos chamar de SISTEMA DE CONTROLE INTERNO.

PRINCÍPIOS DO CONTROLE INTERNO:

Nos ensinamentos de Maria da Glória Arrais Peter e Marcus Vinícius Veras Machado, no Livro Manual de Auditoria Governamental, da Editora Atlas, os princípios do Controle Interno são:

a) Relação custo/benefício: os custos de um controle não podem exceder aos benefícios que possa proporcionar.

b) Qualificação adequada: treinamento e rodízio de funcionários, em que a eficácia do controle interno está ligada a competência e integridade do pessoal, por isso deve haver uma política de pessoal que contemple:
I – Seleção e treinamento para um bom rendimento e menor custo;
II – Rotatividade de funções para reduzir possibilidades de fraude; e
III – Férias regulares para evitar dissimulação de irregularidade.

c) Delegação de poderes e determinação de responsabilidades: para rapidez e objetividade das decisões.

d) Segregação de funções: entre autorizar ou aprovar operações e a execução, controle e contabilização das mesmas.

e) Instruções devidamente formalizadas: para segurança, os procedimentos e instruções devem ser disciplinados e formalizados por instrumentos eficazes, claros e objetivos, emitidos pela autoridade competente.

f)Controle sobre as transações: é imprescindível o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais para que eles sejam legítimos, relacionados a finalidade do órgão e autorizados por quem de direito.

g) Aderência às diretrizes e normas legais: necessidade de sistemas que assegurem a observância das diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos.

CLASSIFICAÇÃO DOS CONTROLES:

Ensina Flávio da Cruz e José Osvaldo Glock no livro “Controle Interno nos Municípios”, que o controle interno é classificado em: contábil, financeiro, orçamentário, administrativo, operacional e patrimonial.

Dessa classificação pode-se constituir dois grupos:

a) Controle Interno Contábil: cujo objeto é a salvaguarda dos bens, direitos, obrigações e a fidedignidade dos registros financeiros.

b) Controle Interno Administrativo: cujo objeto é garantir a eficiência operacional, o cumprimento dos aspectos legais e a observância das políticas, diretrizes, normas e instruções.

MOMENTOS DOS CONTROLES:

Os controles dos atos administrativos devem ser:

a) Preventivos: para evitar erros, falhas, irregularidades e desperdícios;

b) Concomitantes: para detectar problemas ainda no momento da ocorrência do ato e assim permitir a correção;

c) Subseqüente: para detectar eventuais problemas, mesmo após a execução do ato, de forma a permitir a correção e medidas preventivas.

ATUAÇÃO E ABRANGÊNCIA:

O Sistema de Controle Interno atuará de forma integrada entre os Poderes, alcançando todos os órgãos e Agentes Públicos da Administração direta e indireta e os beneficiários de recursos públicos. Art. 70 e 74 da CF.

Em respeito ao princípio constitucional da independência entre os Poderes, as normas de controle interno e as decisões encaminhadas em parecer da Coordenação Central, serão baixadas, programadas e tomadas no âmbito da competência de cada um dos Poderes.

OBJETIVOS GERAIS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO:

Apoiar tanto o Poder Legislativo quanto o Tribunal de Contas no exercício de suas funções de exercer a fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da entidade, quanto aos aspectos da legalidade, legitimidade, economicidade, aplicação de subvenções, renúncia de receita, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, eficácia, efetividade e equidade.

a) Legalidade: Princípio que impõe à administração pública só agir com base em autorização dada em lei. Ou seja, a vontade da Administração Pública é aquela que decorre de lei.

b) Legitimidade: Pressupõe a aderência, além da legalidade, à moralidade e à ética. Nenhum ato pode ser legítimo se não for legal, entretanto pode ser legal e agredir a legitimidade.

c) Economicidade: Princípio que impõe à Administração Pública executar suas ações com a melhor relação custo/benefício.

d) Impessoalidade: Princípio que exige que as atuações administrativas se destinem a fins públicos e coletivos, sem objetivo de beneficiar pessoas em particular. Por outro lado, eles são imputáveis não ao funcionário que os pratica, mas ao órgão ou entidade que ele representa.

e) Moralidade: Este princípio estabelece que o agir da Administração deve obedecer não só a lei, mas a própria moral, pois nem tudo que é legal é honesto, justo e do interesse público.

f) Publicidade: Princípio que torna obrigatória a divulgação de atos, contratos e outros instrumentos celebrados pela Administração Pública, para conhecimento, controle e início dos seus efeitos, pois pública é a Administração que os pratica. Essa publicação deve se dar através do órgão oficial definido pelo Município.

g) Eficiência: Princípio do dever de bem administrar a coisa pública. Rapidez, perfeição, rendimento. Maior quantidade, com melhor qualidade e menor custo. Economicidade. Relação custo/benefício.

h) Eficácia: Dever de administrar com base em ações planejadas. Este princípio mede o grau de atingimento dos objetivos e metas estabelecidas.

i) Efetividade: Dever de administrar buscando alcançar o máximo do interesse da coletividade.

j) Equidade: Dever da administração zelar para que suas ações não sejam elementos causadores de desigualdades.

Reflexos do Controle Interno na Gestão Pública

O controle interno é ferramenta indispensável à tranqüilidade do administrador público. Nos regimes democráticos, os agentes políticos geralmente são pessoas com alto grau de talento para administrar, mas destituídos, na sua maioria, de conhecimento técnico. Por isso mesmo, dependem de servidores adequadamente preparados para o desempenho de suas tarefas normais e da execução de seu plano de governo.

Por certo, a função de governante não é nada fácil, pois, embora cercado de pessoas da mesma grade partidária, estas também podem ter interesses pessoais próprios. Assim, o governante dificilmente tem a informação correta, e em tempo hábil, do que, onde e de como estão sendo cumpridas suas determinações. É nesse ponto que entra o sistema de controle interno como um instrumento capaz de, a um só tempo, manter um fluxo atualizado de informações gerenciais para a tomada de decisões e proporcionar tranqüilidade ao Executivo pelos atos praticados por seus auxiliares e servidores.

O caminho mais adequado é o estabelecimento de um sistema de controle interno, cujos reflexos imediatos se fazem sentir de modo a:

1. Impedir que sejam procedidas operações em desacordo com os planos estabelecidos;

2. Proporcionar uma racionalização na aplicação dos recursos públicos;

3. Evitar que sejam praticados atos em desacordo com as disposições legais e regulamentares;

4. Colocar à disposição do administrador um fluxo de informações capaz de proporcionar um planejamento mais adequado das atividades a serem desenvolvidas e, em decorrência, oferecer elementos atualizados para a elaboração dos orçamentos;

5. Proporcionar tranqüilidade ao governante pela constante ação de vigilância sobre as operações desenvolvidas;

6. Tornar mais segura a ação administrativa, uma vez que, dispondo de informações corretas e atualizadas, pode decidir com maior eficácia e escolher prioridades mais urgentes.